Rules about part time payments during Covid – 19 ( in English and Polish )

Partial unemployment benefits to compensate for a reduction in working time

 

The aim of the measure is to ensure, to the extent possible, that firms keep workers on their payrolls, rather than dismissing them. The maintenance of employment relations is of value to both workers and businesses. It is important to protect workers against the consequences of a temporary contraction in the economy so as to minimise the negative financial and social effects suffered by each individual.

A business may ask its employees to agree to a reduction in working time with an equal reduction in pay only on the condition that it has been forced to reduce its operations because of the current unusual situation.

A reduction in working time with reduction in pay can only take place on the basis of an agreement (see link below this pdf on the website) concluded between the employer and the employee.

 

Main features of the legislative provisions providing for the payment of unemployment benefits in cases of reduced working time:

• Any decision to implement reduced working time for reduced pay must be based on an agreement concluded between the firm and each individual and stipulating the proportion by which working time is reduced and the period during which the reduction will apply.
• The reduction in hours worked must be at least 20 percentage points.
• The number of hours worked after working time has been reduced must correspond to at least 25 per cent of full-time hours.
• Partial unemployment benefits are paid out in direct proportion to the reduction in hours worked.
• The sum of wages received from the employer and unemployment benefits paid is limited to 90 per cent of the pay earned prior to the reduction in working time taking effect, and may not exceed ISK 700,000.
• Workers whose pay for a full-time position prior to the reduction was ISK 400,000 or less will receive full compensation.
• Workers whose pay for a full-time position prior to the reduction was higher than ISK 400,000 are given a guarantee that the sum of wages received from the employer and unemployment benefits paid will not fall below ISK 400,000.
• Agreements on reduced working time for reduced pay do not affect workers’ rights to receive wage-related unemployment benefits if they lose their jobs at a later date.
• Students at the university level are entitled to receive partial unemployment benefits if they meet the conditions laid down in the legislation.
• Workers’ rights to receive payments from the Wage Guarantee Fund are safeguarded in cases where an employer becomes bankrupt.
• Self-employed persons are covered by the legislation.
• The legislative provisions outlined above are to remain in force from 15 March to 1 June 2020.

A few points of clarification:

• If a firm requests that its employees agree to a reduction in working time with an attendant reduction in pay without a period of notice, an employee may refuse to accept this and may insist that the period of notice be respected.
• An employer may not require a worker to put in longer hours of work than stipulated in the agreement on reduced working time.
• The right to receive unemployment benefits as a compensation for reduced working time applies to all workers, including students at the university level, irrespective of their rights to other benefits.

How to apply for partial unemployment benefits

Workers apply for partial unemployment benefits by filling in an electronic form in the My pages section of the website of the Directorate of Labour. The employer concerned must also provide certain information on its pages on the Directorate’s website. The application for partial unemployment benefits can be processed as soon as both the worker and the employer have entered the required information.

 

For more information:

www.asi.is

AGREEMENT
on a temporary reduction in working time with reduction in pay

 

Due to a temporary contraction of the firm’s business activities, an agreement has been reached between [firm’s name and national ID] and [employee’s name and national ID] on a temporary reduction in working time with reduction in pay.

The current working time of ___% will be reduced to ____%^.

[A description may be required of what the reduction in working time entails, for example whether an employee working shifts will be required to work fewer or shorter shifts (or both), or what the effect will be on weekly night or weekend hours.]

Arrangements for reduced working time / modified working hours apply in the period from ____________ to ___________ 2020.

During this period, the wages due to the employee will be reduced in direct proportion to the reduction in working time [or specify with regard to changes in working hours].

 

Provisos:

This agreement is valid provided that the employee is a person who, in the period specified above, is entitled to apply for and receive unemployment benefits on the basis of the special temporary provisions of the Unemployment Insurance Act.

The temporary provisions on the payment of unemployment benefits in cases of reduced working time for reduced pay apply until 1 June 2020.

If business conditions change, the firm may, where no delay is justified, restore the employee’s working hours partially or fully up to the previous level.

 

Place and date

 

For [name of firm]                                                                         [Employee’s name and signature]

 

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Zasiłek wyrównawczy z tytułu obniżenia etatu

 

Celem powyższego jest to, aby pracodawcy jak najdłużej utrzymały swoich pracowników w przedsiębiorstwach zamiast ich zwalniać. Utrzymanie stosunku pracy jest rzeczą cenną zarówno dla pracobiorców, jak i przedsiębiorstw. Należy chronić pracobiorców w czasie przejściowej recesji gospodarczej, tak aby ich straty były jak najmniejsze – zarówno finansowe, jak i społeczne.

Warunkiem możliwości zwrócenia się pracodawców do swoich pracowników z wnioskiem o obniżenie etatu jest niższa aktywność gospodarcza firmy w wyniku obecnie panujących w kraju nadzwyczajnych okoliczności.

Jednakże do obniżenia etatu może dojść wyłącznie za porozumieniem pracodawcy i pracownika.

 

Najważniejsze kwestie prawne na temat zasiłku dla bezrobotnych jako zasiłku wyrównawczego z tytułu obniżenia etatu:

• Obniżenie etatu musi opierać się na porozumieniu między firmą a pracownikiem, które określa, w jaki sposób uległa zmiana etatu oraz jakim okresem jest ona objęta.
• Obniżenie etatu nie może obejmować mniej niż 20 punktów procentowych.
• Etat pracobiorcy po obniżeniu etatu nie może być niższy niż 25 procent.
• Kwota zasiłku wyrównawczego musi być proporcjonalna do obniżonego etatu.
• Kwota wynagrodzenia od pracodawcy wraz z zasiłkiem dla bezrobotnych wynosi maksymalnie 90 procent wynagrodzenia przed obniżeniem etatu – jednakże maksymalnie do 700 000 ISK.
• W przypadku gdy wynagrodzenie z tytułu pełnego etatu wynosi przed obniżeniem etatu co najwyżej 400 000 ISK, zasiłek wyrównawczy pokrywa utracone wynagrodzenie z tytułu obniżenia etatu w całości.
• W przypadku gdy wynagrodzenie z tytułu pełnego etatu wynosi przed obniżeniem etatu ponad 400 000 ISK, kwota wynagrodzenia wraz zasiłkiem wyrównawczym nie może być niższa niż 400 000 ISK.
• Umowa o obniżenie etatu nie sprawia, że pracownik traci prawo to pełnej kwoty zasiłku dla bezrobotnych naliczonego na podstawie kwoty wynagrodzenia, w przypadku gdy w późniejszym czasie utraci pracę.
• Studenci mają możliwość otrzymania zasiłku wyrównawczego, jeżeli spełniają warunki niniejszych przepisów ustawy.
• W przypadku ogłoszenia upadłości firmy pracobiorca zachowuje prawo do wynagrodzenia z Funduszu gwarancyjnego.
• Pracownik prowadzący własną działalność gospodarczą zachowuje swoje prawa na podstawie niniejszej ustawy.
• Ustawa obowiązuje od dnia 15 marca do 1 czerwca 2020 roku.

Kilka kwestii dla przypomnienia:

• Jeżeli przedsiębiorstwo zwróci się do swojego pracownika z wnioskiem o obniżenie etatu z jednoczesnym obniżeniem wynagrodzenia bez zachowania okresu wypowiedzenia, pracownik może odrzucić taką propozycję i zażądać od pracodawcy zastosowania się do przepisów o zachowaniu okresu wypowiedzenia.
• Pracodawca nie może wymagać od pracobiorcy wykonywania pracy wykraczającej poza obowiązujący w ramach porozumienia etat.
• Prawo do zasiłku wyrównawczego z tytułu obniżenia etatu ma każdy pracobiorca, także studenci, niezależnie od tego, czy mają prawo do innych świadczeń.

Jak składać wniosek o zasiłek wyrównawczy

Pracobiorca składa wniosek o zasiłek wyrównawczy w formie elektronicznej na prywatnym koncie dostępu „mínar síður” strony Urzędu Pracy. Na prywatnym koncie strony Urzędu Pracy również pracodawca musi złożyć wymagane dokumenty. Dopiero po przesłaniu wszystkich dokumentów zarówno przez pracobiorcę, jak i pracodawcę, Urząd będzie mógł rozpatrzyć wniosek o zasiłek wyrównawczy.

 

Zob. więcej szczegółów:

www.vinnumalastofnun.is

www.asi.is

 

 

Porozumienie o tymczasowym obniżeniu etatu

 

Niniejsze porozumienie zostaje zawarte między (nazwa firmy i numer ewidencyjny) oraz (imię i nazwisko pracownika oraz numer ewidencyjny) o tymczasowym obniżeniu etatu w związku z niższą aktywnością gospodarczą Przedsiębiorstwa.

Etat wynosi obecnie ___ procent, natomiast po zmianie wynosić będzie ____ procent.

(Możliwe, że konieczne będzie określenie, na czym obniżenie etatu polega, np. czy obniżony wymiar czasu pracy w trybie zmianowym wiąże się ze zmniejszeniem ilości zmian czy skróceniem godzin pracy na zmianie (lub obie opcje) oraz jaki ma to wpływ na stałe godziny pracy w trybie wieczornym czy soboty i niedziele).

Obniżony etat / zmiana godzin pracy obowiązuje w okresie od ____________ do ___________ 2020 roku.

W niniejszym okresie wynagrodzenie będzie niższe odpowiednio do obniżonego etatu (lub można określić bardziej szczegółowo na podstawie zmiany godzin pracy).

 

Warunki:

Warunkiem niniejszego porozumienia jest to, że pracownik będzie mógł w wyszczególnionym okresie ubiegać się i otrzymywać zasiłek dla bezrobotnych na podstawie specjalnych tymczasowych przepisów ustawy o świadczeniach dla bezrobotnych.

Tymczasowy przepis o zasiłku wyrównawczym z tytułu obniżenia etatu obowiązuje do 1 czerwca 2020 roku.

W przypadku zmiany warunków związanych z aktywnością gospodarczą firma może niezwłocznie zwiększyć etat pracownika nawet do pierwotnego wymiaru czasu pracy.

 

Miejscowość i data

 

Z up. (nazwa firmy)                                                                       (imię i nazwisko pracownika – podpis)